Как оформить больничный лист, чтобы соблюсти все требования закона и избежать претензий со стороны проверяющих органов? Для этого медицинские специалисты и представитель работодателя обязаны соблюдать правила оформления листов нетрудоспособности, утверждение приказами Минздрава РФ и ФСС РФ. Рассмотрим требования к заполнению этого документа, которые должны соблюдаться работодателем и лечебным учреждением.
Как оформляется в медицинской организации
Если обращение пациента связано с временной утратой трудоспособности и лечением, медицинский специалист обязан заполнить бланк больничного листа. Лечащий врач несет ответственность за правильность заполнение всех сведений в указанном документе, а также за достоверность информации. При заполнении больничного листа в медучреждении учитываются следующие правила:
- открытие больничного листа происходит при первичном обращении пациента, а его закрытие должно соответствовать последнему дню лечения (при необходимости, врач может продлевать больничный путем внесения дополнительных записей);
- в часть листа нетрудоспособности, которую заполняет специалист медучреждения, не допускается вносить изменения или поправки – любые ошибки исправляются путем заполнения нового бланка или выдачи дубликата;
- лист нетрудоспособности является документом строгой отчетности и заполняется на формализованном бланке, утвержденном нормативными актами – составление указанного документа в произвольной форме не допускается и повлечет отказ в компенсационных выплатах.
По факту выдачи каждого листа нетрудоспособности врач делает отметку в соответствующем журнале, а также в отчетности для страховой компании. В содержании больничного листа врач должен указать следующие сведения:
- сведения о застрахованном лице (пациенте), а также о его месте работы;
- информация о полисе ОМС, который был предъявлен гражданином;
- дата первичного обращения пациента;
- сведения о каждом продлении периода нетрудоспособности, а также общая продолжительность больничного;
- коды, соответствующие видам обращения и характеру нетрудоспособности;
- подпись лечащего врача;
- дата закрытия больничного, т.е. момент окончания лечения и выписки пациента;
- печать медицинского специалиста и лечебного учреждения.
Например, в больничном листе будут указаны разные коды для общего заболевания, для предоставления декретного отпуска по уходу за ребенком и т.д.
Оформление работодателем
По каждому факту временной нетрудоспособности сотрудник может рассчитывать на сохранение среднего заработка и выплату компенсации. Работодатель обязан оплатить за свой счет только первые три дня периода болезни, за остальное время компенсация будет переведена из фонда соцстрахования. Чтобы рассчитать и начислить выплаты, предприятие должно принять лист нетрудоспособности от сотрудника и заполнить свою часть документа.
Болезнь является уважительной причиной для отсутствия на рабочем месте. Поэтому сотрудник заинтересован в представлении больничного листа сразу после его выдачи. Только при выдаче документа по факту беременности и родам несвоевременное представление бланка не повлечет серьезных последствий, так как женщина может продолжить работу и после оформления больничного листа.
Заполнение своей части листа нетрудоспособности на предприятии происходит по следующим правилам:
- приказом работодателя должны утверждаться лица, ответственные за заполнение больничных листов, расчет выплат сотруднику и хранению документов;
- в состав сведений, заполняемых в больничном листе на предприятии, входит дата поступления документа от сотрудника, количество календарных дней отсутствия на рабочем месте;
- сведения больничного листа отражаются в табеле учета рабочего времени, в 1с бухгалтерии и иных программных приложениях, в приказах руководства.
По факту представления больничного листа делается отметка в регистрационном журнале (его могут вести специалисты бухгалтерии или кадровой службы). Если при заполнении были допущены ошибки, их можно исправить путем внесения достоверных сведений и отметки на обороте больничного листа.
Сведения о периоде нетрудоспособности используются для расчета компенсационных выплат и направления отчетности в ФСС.
Предприятие обязано оплатить больничный лист даже при ликвидации предприятия, сокращения численности/штата, увольнении сотрудника по любым основаниям (в том числе, при увольнении за виновные действия). Больничный лист может быть предъявлен к оплате работником после увольнения – компенсация будет выплачена, если период болезни совпадал с временем работы на предприятии. Допускается выплата компенсации при длящемся заболевании, для этого сотрудник может представлять открытый больничный лист с отметкой лечащего врача.
При порче или уничтожении листа нетрудоспособности, допускается оформление дубликата. Для этого сотрудник или представитель предприятия должны обратиться в то медицинское заведение, которое выдавало оригинальный бланк. Выдача дубликата будет сопровождаться внесением соответствующей записи в регистрационные журналы поликлиники или иного медучреждения.
Проверку правильности оформления больничных листов могут проводить должностные лица ФСС. Технические ошибки при заполнении, позволяющие установить существенные и обязательные признаки нетрудоспособности, не повлекут штрафных санкций. Если будет выявлено умышленное исправление или искажения данных, в том числе о периоде нетрудоспособности, виновные лица могут привлекаться к административной или уголовной ответственности.
