Какие справки и документы предоставляются при сокращении?

Процедура сокращения имеет много этапов, которые закрепляются различными документами. Какие справки и документы предоставляются при сокращении, зависит от количества проводимых процедур. Например, для перевода на другую должность по преимущественному праву потребуется документационное подтверждение этой возможности. Также стоит учесть, что каждый этап сокращения должен сопровождаться оформлением документов.

Основные правила

Документы при сокращении подразделяются на основные и дополнительные. Основной пакет включает в себя обязательные для заполнения и оформления акты, которые регламентируют порядок процедуры.

Важно! Оформление документации должно производиться самим руководителем или же опытным кадровым сотрудником. Это необходимо для отсутствия ошибок. При неправильном оформлении любой документ может быть признан недействительным, что отразится на легитимности всей процедуры.

Стоит учитывать, что документы могут предоставлять как сотрудники, так и работники кадровой службы в зависимости от типа процедуры. Например, при получении преимущественного права сотруднику потребуется предоставить справку, которая будет свидетельствовать о наличии такого права.

В течение всего процесса сокращения каждый этап процедуры должен подтверждаться правильно оформленным документом. Стоит учесть, что некоторые типы таких документов имеют строго установленные унифицированные формы, а другие могут быть оформлены в любом варианте, но с наличием обязательных данных.

Дополнительный пакет документации может оформляться в зависимости от ситуации.

Важно! При полноценном расчете сотруднику также выдаются все необходимые документы, но при необходимости он может запросить различные выписки из личного дела, которое продолжает храниться в организации. Для этого бывший работник должен написать заявление на имя бывшего руководителя с просьбой выдать соответствующий документ или выписку, которая указана в заявлении.

Есть несколько основных правил оформления документации:

наличие правильной датировки;
обязательные пункты должны быть заполнены;
все данные, в том числе о работнике и организации, вписаны верно;
наличие печати, в ряде случаев справки потребуется заверить нотариально;
отсутствие грамматических и других ошибок.

Также важно использовать положенную форму, так как ряд документов может быть оформлен только по установленным нормам.

Неправильное оформление может привести к тому, что документ не будет принят, что повлечет за собой необходимость нового оформления.

Основные документы

К основным документам относятся все акты, которые оформляются в обязательном порядке во время проведения различных этапов сокращения. Первым и главным документом считается приказ о сокращении. В нем должны быть следующие данные:

основание проведения процедуры, то есть в связи с чем идет сокращение;
дата сокращения и основная информация об организации;
прописаны меры и план сокращения. Например, может быть записано создание комиссии или назначение ответственного лица;
список должностей или численность, которая будет сокращена;
подпись и печать.

Важно! Комиссия может назначаться отдельным актом. Также требуется учесть, что приказ издается на основе докладной записки или иных документов, которые подтверждают необходимость проведения процедуры. Этот момент является очень важным, так как при необоснованном сокращении процесс может быть аннулирован судебной инстанцией.

После приказа создается ряд уведомлений на каждого сотрудника в индивидуальном порядке. Это следует помнить, так как личное уведомление сотрудника прописано в законодательстве. Здесь важно соблюдать срок уведомления до момента увольнения сотрудника. При наличии свободных вакансий согласно преимущественному праву и квалификации сотруднику предоставляется возможность перевода. Список вакансий включается в уведомление или же может быть приложен отдельным документом. При появлении вакансии в течение отработки (2 или 3 месяца в зависимости от типа сокращения) также работнику должно быть передано уведомление с появившейся вакансией.

Следующим основным документом считается уведомление центра занятости. Здесь прописывается основная информация по сокращению и список сотрудников, которые будут освобождены с занимаемых должностей.

При увольнении на основании приказа выдаются все необходимые документы.

Важно! При наличии дополнительных нюансов, в том числе досрочного сокращения или сокращения после срока, указанного в приказе первоначального типа, лучшим вариантом будет издание повторного приказа, но уже с индивидуальным характером относительно сотрудника.

Список выдаваемых документов при увольнении:

справка-расчет, то есть расчетный лист;

: Образец заполнения расчетного листка — лицевая сторона

: Образец заполнения расчетного листка — обратная сторона

справка 2 НДФЛ;

Образец заполнения 2 ндфл

копия приказа о сокращении, которая должна быть передана в центр занятости;
трудовая с записью о сокращении;
характеристика сотрудника, подписанная руководителем.

При необходимости предоставления новых сведений за период работы сотруднику уже потребуется писать заявление бывшему руководителю. Часто такая процедура нужна при трудоустройстве на новую работу, если производится полноценная проверка данных.

Дополнительная документация

Дополнительная документация также как и основная оформляется полноценно. Ошибок и любых недочетов быть не должно. Среди дополнительной документации есть несколько документов, которые заполняются при необходимости. Сюда относится:

уведомление профсоюзной организации, если работник является ее членом;
работник может предоставить справки и документы, которые регламентируют его льготы или трудовые гарантии с преимущественным правом по запросу кадрового отдела, если у них информации нет или недостаточно. Пример, женщина усыновила ребенка до трех лет, следовательно она уже не может быть сокращена;
договор досрочного расторжения трудовых взаимоотношений, то есть согласие всех сторон оформленное письменно;
отказ или согласие сотрудника на предоставленную свободную вакансию.

Все эти документы оформляются в зависимости от ситуации. Требуется не нарушать правила заполнения и оформления таких документов, так как они регламентируют особые нюансы процедуры.

При процессе сокращения должны быть предоставлены все документы и справки, которые влияют на порядок и особенности процедуры. Вся документация должна оформляться по установленным правилам. Также стоит помнить, что даже после увольнения сотрудник может запросить различные выписки из приказов с помощью простого заявления. Любое нарушение в ведении документов или отсутствие их может привести к аннулированию процедуры сокращения.