Увольнение работника может произойти по собственному желанию или по инициативе работодателя, в том числе за прогул. Запись в личную карточку при увольнении вносится на основании приказа, который регламентировал увольнение и уход работника. Личные дела в обязательном порядке имеют государственные структуры и органы, но в обычных организациях также используется ведение личной картотеки для статистики данных. Стоит учесть, что ведение личного дела сотрудника имеет установленные законодательством нормы.
Личное дело
Личное дело используется для учета всей информации и данных по конкретному работнику. Любое государственное учреждение ведет дела на всех сотрудников. Частные предприятия чаще всего заводят дела для таких категорий:
- руководящее звено;
- управленческий персонал;
- специалисты, в том числе узкого профиля;
- ответственные за имущество и различную документацию, например, кадровики и бухгалтеры;
- основной состав с перспективой роста.
Личными делами занимается отдел кадров. Основной регламент по ведению такой документации для госслужащих прописан на основе двух актов: ФЗ №79 и Указ Президента № 609.
Для остальных лиц правила основываются на этих документах, а также на общих юридических нормах. Вся информация, которая вносится в дело, должна быть подтверждена другими документами.
Формирование личного дела производится на основе папки-скоросшивателя. В оформление обложки входят:
- нумерация дела;
- организация;
- данные работника, в том числе ФИО;
- дата приема;
- дата ухода;
- число листов в деле.
Также указывается срок хранения. По стандарту срок хранения имеет период в 75 лет, но личное дело руководителя или отмеченного государственной наградой хранится бессрочно.
Журнал учета личных дел также заполняется. В этом журнале в обязательном порядке проставляют номер личного дела, данные сотрудника и табельный номер. Там же должна быть запись по структурному подразделению и должности. Это позволяет быстро находить требуемый участок картотеки.
Личное дело постоянно проверяется, о чем имеются соответствующие отметки. Также требуется их хранить в специальном сейфе. Только после увольнения документы могут быть переданы в архив на постоянное хранение.
Заполнение личного дела и его оформление
Оформлением и хранением дел занимается кадровая служба. Из отдела кадров назначается ответственное лицо, которое должно заполнять дела по мере поступления информации. При увольнении работника кадровик должен произвести следующие действия:
- дополнить личное дело всеми справками и документами;
- внести в личное дело заявление об увольнении при необходимости;
- внести копию приказа о разрыве трудовых взаимоотношений с указанием обоснования;
- проверяется опись документов по соответствию с находящимися в деле;
- производится нумерация внутренней и внешней описи;
- прошивка должна соответствовать нормам;
- при запечатывании прошивки заверитель расписывается. Также должна проставляться подпись ответственного лица;
- дата окончательного оформления проставляется на лицевой стороне, а также на прошивке;
- после этого под ответственность кадровика личное дело три года хранится в специально отведенном месте;
- после этого все дела передаются в архив под роспись в виде заполнения специального журнала «сдал – принял».
Если в оформленное дело вносятся изменения, то должен составляться специальный акт. Стоит учесть, что кроме ответственного за ведение личных дел, к ним доступ имеет только начальник отдела кадров. Все остальные лица могут получить личное дело сотрудника только по решению начальника кадров и самого кадровика, который ведет документы.
Заполнение при увольнении
В день увольнения работника производится и окончательное оформление личного дела. Поэтапно весь процесс выглядит так:
- издается приказ с указанием увольнения работника;
- в требуемый день он получает расчет и документы на руки. Этот день и считается последним рабочим;
- кадровик оформляет все документы и снимает с них ксерокопии;
- в личном деле проставляется запись об увольнении с указанием основания и данных приказа;
- ксерокопии заявления об увольнении, дополнительного соглашения, приказа и других документов, например, при прогуле, вносится в личное дело;
- дело прошивается и полностью оформляется;
- ставится запись об окончании ведения личного дела.
В дальнейшем начинается процесс хранения. Стоит учесть, что если работник снова приходит на работу, то личное дело может быть открыто. Предел обычно равен 250 страницам.
При необходимости работник после ухода может обратиться через заявление с просьбой выдать ему необходимые документы с личного дела. В таком случае делаются ксерокопии, которые прикладываются к выписке из личного дела и отдаются сотруднику. При необходимости делается специальный акт о том, что личное дело вскрывалось для проведения определенных процедур. Этот акт прикладывается к личному делу и хранится вместе с ним.
При увольнении кадровый сотрудник должен заполнить не только основные документы, но и личное дело, которое ведется на сотрудника. После ухода работника с должности личное дело потребуется полностью заполнить с внесением в него всей основной информации об увольнении. После этого вся папка прошивается и скрепляется печатью. При необходимости в течение трех лет работник может обратиться в отдел кадров за выписками из личного дела.
